절차의 힘-일을 쉽고 편하게 만들어주는 기술

1. 도요타의 코스트 퍼포먼스가 높은 절차의 힘

세계를 놀라게 한 용어 'KAIZEN'
 우선 뛰어난 절차의 힘을 예로 들어 그 절차의 힘에대해 알아보자. 반복해서 이런 훈련을 하다보면 그 뛰어난 절차의 힘을 차츰 자기 것으로 만들어 스스로 정차의 힘을 키워갈 수 있게 된다. 특히, 뛰어난 성공 사례를 볼 때는 절차의 힘의 관점에서 분석하는 습관을 갖는 것이 무엇보다 중요하다.

 세계를 대표하는 도요타가 원가를 절반으로 낮추는 것을 목표로 개선을 거듭한 과정이"도요타식 개선력"이라는 책에 잘 소개되어있다. 도요타의 생산방식은 현장에서 발견되는 낭비요소를 즉각없애고 효율적인 방향으로 절차를 바꿔나가는 것이 핵심이다. 낭비의 원인을 제거하고 생산의 흐름을 원활히 만든 후 다시 현장에 가보면 미처 발견하지 못했던 또 다른 낭비 요소가 눈에 띈다. 그러면 그때마다 새로운 기준을 세워 낭비를 없애는것이 바로 도요타식 개선 방식이다.

 소화한 항목을 고정화 해 버리면 일회적인 개선으로 끝나고 만다 그러나 도요타 방식을 적용하면 낭비의 요소는 무한히 생겨난다. 이 책에 보면, '낭비는 형태를 바꿔 나타난다. 낭비는 진화한다'라고 적혀있다. 즉 일단 낭비를 없애도 그것은 형태를 바꿔 끊임없이 새롭게 나타나기 때문에 진화한 낭비를 지속적으로 잡아내는 방식을 도요타에서는 실천하고 있는 것이다. 이것을 반복적으로 적용함으로서 보다 나은 환경을 만들어가는 것이 도요타의 개선방식으로, 이미 KAIZEN이라는 로마자로 전세계에 통용되고 있을 정도다.

 절차는 한 번에 만들어지는 것이 아니다. 절차를 세우기 위해서는 경험을 바탕으로 한 지식이 있어야 한다. 그렇다면 경험을 통한 지식은 어떻게 쌓을 수 있을까?  사물을 대할 때
절차의 힘이라는 새로운 개념을 도입함으로서 얻을 수 있다.

 도요타 공장의 경우만 보더라도 절차라는 개념을 갖고 있지 않으면 한 낱 초등학생의 현장 학습을 위한 장소밖에 되지 않는다는 것을 알 수 있다. '아, 이런 식으로 생산이 이루어지는구나' 하는  식으로 끝나버리는 것이다. 그런데 절차의 힘이라는 관점에서 보면 A라는 공장과 B라는 공장의 전체적인 관리의 차이를 알게 된다. 한번 깨달은 것은 확실한 경험이 되기 때문에 차츰 전문지식이 늘어가는 것이다.

 그림을 볼 때 지식은 중요하다. 지식이 방해가 되어 명화를 제대로 감상하지 못하는 경우는 없다. 오히려 다양한 문맥을 알고 있다면 그림을 더욱 깊이 이해하는 데 도움이 될 수 있다.

 사물을 볼 때도 절차의 개념을 도입하면 보이는 것이 더 많아진다. 그것이 결험지[經驗知]가 되어 시나브로 쌓여간다. 그 지식은 눈에 보이는듯 분명하기 때문에 마치 정리된 상자처럼 많은 경험을 축적해 갈 수 있다. 그런 식으로 새롭고 생소한 것을 자기의 것으로 만드는 흡수 속도  또한 빨라진다. 도요타의 시스템도 그것이 나타나있다.

 어떤 공정을 개선한다. 아마도 모든 회사가 이것을  실천하고 있을 것이다. 그러나 토요타식은 그것으로 끝나지 않는다. 한번 적용된 개선 방식을 다른 생산 라인이나 공장 전체에  수평적으로 전개한다. 물론 그 방식을 그대로 따라 시도해 보는 곳도 있고, 응용의 단계를 거쳐 한 차원 높아진 개선안을 고안해 내는 곳도 있다.

 도요타는 전 구룹적이 타원에서 이것을 실천하고 있다. 어느 계열사가 절차를 바꿔 성공적인 개선을 이루워냇다고 하면 그 정보는 즉각 다른 계열사들에 알려진다. 그러면 다른 계열사들은 그것을 그대로 흉내내는 것이 아니라 그보다 한층 나은 것을 만들어 내기위해 지혜를 모은다. 이런 식으로 개선안의 연속적인 상승이 자연스럽게 이루어진다.

 다시말해, 한 계열사에서 새로운 절차를 만들어 업무의 흐름이 좋아지면 그것이 즉각 다른 부분에 파급된다. 그리고는 단순히 똑 같은 것을 기계적으로 흉내내는 것이 아니라 업종이 다른 부분에서 자기들의 측성에 맞도록 조정하여 활용해 나간다. 이런 식으로 개선안이 나선형으로 상승하며 연속적인 시너지를 일으키는데, 이 과정에서 그룹 전체의 수준이 눈에 띄게 향상되는 것이다.

 기존의 절차를 상황에 맞게 재구성한다.

 절차의 힘의 중요한 요소 가운데 각색하여 사용하는 힘이있다. 절차의 힘이란 원래 하나의 영역에 국한되는 개념이 아니다. 한 가지 일에만 절차가 우효하다면 그것의 활용범위는 매우 좁아질 수 밖에 없다. 그러나 조금만 바꾸면 새로운 영역에 얼마든지 통용될 수 있다고 생각하는 것이 바로 절차의 힘을 제대로 활용하는 방법이다.

 필자는 "성공하는 사람들은 무엇이 다른가" 라는 책에서 '흉내내어 훔치는 '힘'에 대해 강조한 바 있는데,  이 힘은 절차의 힘과 밀접한 관계가 있다. 아니, 그보다는 흉내내어 훔치는 대상이 바로 절차라해도 지나친 말은 아니다. 절차를 훔친다는 것은 다시 말하자면 기술을 훔치는 것이다. 그러나 흉내내어 훔친다 해도 대개의 경우 그것을 그대로 복사하여 쓸 수 는 없는 노릇이다. 자신만의 고유한 문맥으로 조정하고 응용할 수 있어야 비로소 기술을 훔치게 되는 것이다. 즉, 각색하여 받아들일 수 있을 때 절차의 힘으로 이어지는 것이다.

 신체 운동으로 비유하자면 자신의 육체적인 자질이 문맥이다. 신장, 체중, 근육, 혹은 어떤 운동 경험 같은 문맥들이 쌓여서 자신의 몸을 구성하는 것이다. 그러므로 새로운 운동을 시작할 경우 자기만의 고유한 각색이 필요하다. 예를 들어, 테니스를 치던 사람이 탁구를 하면 스윙이 테니스처럼 커진다. 그런 사람이 탁구를 잘 치기 위해서는 공을 탁구대라는 작은 틀 안에 넣기 위해 꾸준히 연습할 필요가 있다.

  자신이 가진 문맥을 이해하면 연습 내용,  즉 절차를 세울 수 있다. 이처럼, 남이 가진 기술을 기계적으로 흉내내는 것이 아니라 외부에서 가져온 것을 각색할 줄 알게되면 일이 잘 될 뿐 아니라 독창성도 높아진다. 도요타에서는 자신들의 힘으로 기계도 고친다.

 개선할 때는 기계나 설비를 직접다루는 능력이 중요하다. 어떤 문제가 발생하거나 개선안이 떠올랐을 때 일일이 설비업체 직원을 부르게되면 시간도 지체되고 비용도 많이든다 그날 발생한 문제는 그날 처리하는 것이 도요타식의 요체다.

 교리츠[公立]금속 공업의 사카구치 마사히로 사장은 문과대학 출신이지만 웬만한 수리는 남의 힘을 빌지 않고 직접해 버린다. 그는 이렇게 말한다. "쇠를 지르고 간단한 용접을 할 수 있으면 어지간한 수리는 다 됩니다. 사내에서 기계를 다루는 인재를 육성하는 일은 무엇보다 중요하다.

 도요타식에는 다각적인 연구와 모색을 통해 기계를 사용하기 쉽게 만드는 것도 포함된다. 대개의 경우, 사람들은 기계에 일을 맞춘다. 그러나 이와는 반대로 도요타에서는 기계의 일의 절차에 맞춘다. 그것도 일일이 기계를 새로 구입하는 것이 아니라 현재 사용하는 기계를 참신한 아이디어를 통해 용접하고 사용하기 쉽도록 개선해 나간다. 기계란 고정화된 기능을 갖고 있지만 도요타에서는 그 발상 부터가 다르다.

 납기를 정하면 낭비요소가 사라진다

 도요타식 발상은 정말 대단하다.
 부품이 어디에 있는지 찾아다니고 전표를 작성하는 작업에 대해 쉽게 생각하는 경향이 있다. 많은 이들은 그러한 작업이 부가가치를 만들지는 못하지만 일을 진행시킬 때 꼭 필요한 작업일 수도 있다고 주장한다. 그러나 그러한 의식을 가지고는 개선을 기대할 수 없다.

 부가가치를 창출하지 못하는 작업은 그일이 어떤 일이든 낭비로 인식되어야 한다. 지나치게 노골적으로 들리겠지만, 이것은 핵심을  찌르는 말이다. 부품을찾고 전표를 작성하는 작업은 부가가치를 창출하지는 못하지만 나름대로 필요한 작업이라 생각하기 때문이다. 그러나 그 일로인해 아무런 이익도 발생하지 않는다. 명확히 해야 할 것은, 우리가 일을 하고 있느냐 아니냐가 아니다. 벌이가 되는가, 즉 부가가치와 이윤을 창출하는가 그렇지 못한가 하는 문제인 것이다.

 대개의 경우, 이 부분에 대한 착각에서 문제가 비롯된다.  자신은 열심히 일을하고 있다고 생각하는데, 과연 그 일로 인해 이윤이 발생하는 걸까? 기업 측에서는 각 직원마다 자신의 연 수입의 세배에 해당하는 이익을 올리지 못하면  고용할 의미가 없더고 한다. 회사를 운영하기 위해서는 막대한 비용이 든다. 직원은 자신이 받는 월급의 세배에 해당하는 이익을 창출하지 못하면 받은 급여만큼의 일을 하지 않은 것이된다. "당신은 한 달 월급의 세 배에 해당하는 이익을 올리고 있는가?" 라는 질문을 받았을 때, 과연 "네!" 라고 자신있게 대답할 수 있을까. 도요타 방식은 바로 이런 위기의식을 갖는 것으로부터 출발 한다.

 도요타 시스템 가운데 "납기주의" 라는 것이 있다. 지금까지는 물품을 대량으로 생산하여 창고에 보관해 두었다가 그때그때 주문을 받아 출하해 왔다. 그러나 대량 생산, 대량소비 시대는 분기점에 도달했다. 즉, 종래의 방식을 미련스럽게 고수하다가는 엄청난 재고의 위험을 떠안게 될 가능성이 농후한 것이다. 그러므로 현시점에서는 사전에 주문을 받고 그 납기에 맞춰 필요한 물춤을 만들어내는 것이 효율적인 방법인 것이다.

 낭비 요소르 없애는 일은 매우 중요하다. 즉, 적정량 이상의 재고를 가지고 있지 않아야 한다는 말이다. 날마다 동일한 물품을 대량으로 만들게되면 일하는 기분은 나겠지만  차츰 창고에  재고가 쌓여 장기적으로 수익은 커녕 손해를 보게 될 지도 모른다. 따라서 일이 없을 때는 언제든지 작업을 할 수 있는 상태로 기다린다. 그러다가 주문이 오면 납기에 맙출 수 있도록 작업에 전력을 기울인다. 바로 여기에 한층 뛰어난 절차의 힘이 요구되는 것이다.

도요타의 납기주의는 절차의 힘의 좋은 힌트가 된다. 예비 물품을 대량으로 만들어둔 채 그중에서 적당히 골라내어 종합하는 방식과 어떤 외적인 요구에 대해 매우 신속히 필요한 최소량만을 만들어내는 것과는 그발상 자체부터가 완전히 다른 것이다.

 글을 쓰는 것도 마찬가지다. 글을 쓰는 데 익숙하지 않은 사람은 많은 것들에 대해 무턱대고 조사한다. 다량으로 부품을 만들어 두면 언젠가는 어떻게든 사용하게 될 것이라는 식이다. 그러나 실제로 글을 쓰자고 생각했을 때는 불필요한 재고로 남게될 뿐이다. 복사본이 산처럼 쌓여 있지만 결국 사용한것은 그중 극히 일부 자료에 지나지 않게 되는 것이다. 그러면 많은 것들을 조사해서 일을 했다고 생각했던 시간의 대부분이 결국 허무한 낭비에 지나지 않는 것이다.

 익숙하지 않은 사람일 수록 길을 멀리 돌아서 간다. 한마디로 제대로 절차를 밟지 못하는 것이다. 하지만 자신이 지향하는 최종점이 있고, 그 에 요구되는 제출 기간 즉 납기가 있으면 그 날짜로부터 역산하여 실수가 없도록 하나하나 꼼꼼히 중요한 점을 파악해 갈 수 있다. 이를 위해 창고 구석에 밖혀있는, 혹은 도서관 구석에서 잠자고있는 자료는 제처두고 필요한 자료의 우선순위를 정해가면서 일해야 한다. 그렇게하여 제품을 완성하는 것이다.

 논문을 제품이라고 생각하면 낭비를 없애는 작업은 생산적이다. 창조적인 일이란 완벽한 절차를 밑바탕으로 하여 이루어진다. 머리속에서 완벽하게 절차가 만들어지지 않으면 그 일을 창조적인 일로 승화시킬 수 없다. 창조적인 작업이란 부가가치를 낳는일이다. 그러므로 새로운 가치가 창출될 시점에서 에너지를 최대한 쏟아 부어야 한다. 가치가 생기지 않는 사전준비단계에서 아무리 애를써도 결과에 반영되지 못한다면 그것을 일이라고 할 수 없다.

 도요타의 생산방식에 대해 비인간적일 뿐 아니라 창조적이지 못하다고 비판하는 사람도 더러 있는데 그 말에 동의할 수 없다. 어떤 것을 완성하기 위해 지속적으로 철저하게 낭비요소를 없애면 그 남은 에너지를 창조적인 활동에 쏟아 부을 수 있다. 미래상이 분명하고 절차가 확실하면 원재료 구입에 낭비 요소가 없어지고 재고는 차츰 감소된다. 쓸데없는 것을 구입하는 데 시간과 돈을 낭비하지 않는 만큼 품질 향상과 납기 엄수에 에너지를 집중할 수 있는 것이다.

(1) 품질을 떨어뜨리지 않는다
(2) 납기를 엄격히 지킨다.
(3) 비용을 줄인다.

 이 세 가지를 각가가 높은 수준에서 유지할 수 있는 것은 절차의 교환이 적절히 이루어지기 때문이다. 이러한 사고방식은 다른 일을 할 때에도 많은 도움이 된다. 납기라는 개념은 매우 효과적이다. '언제까지 끝내야만 한다'는 기한 없이는 개선을 기대하기 어렵다. 납기가 있음으로서 다른 과정에서도 낭비 요소를 차츰 줄이고 더욱 능율을 높여갈 수 있는 것이다.

 납기란 시간적인 제한을 말한다. 시간 제한이 없는 작업은 결코 절차의 개선을 이루기 어렵다. 그러므로 시간에 적절한 제한을 마련해 두는 것이 절차를 세우기 위해 선행 되어야할 제한을 마련해두는 것이 절차를 세우기 위해 선행되어야 할 우선적인 절차다.

도전적인 목표를 설정한다.
 최근, 코스트 퍼포먼스(cost performance)라는 말이 자주 사용된다. 퍼포먼스란 노력의 과정을 통해 실제로 올린결과, 혹은 효과를 말한다. 코스트 퍼포먼스는 그 효과를 얻기위해 어느 정도의 비용이 들었는가 하는 비율을 의미한다. 퍼포먼스에 대한 비용의 비율로 보기 때문에 막대한 비용을 들여서 상당한 포퍼먼스를 얻기보다는 비교적 저렴한 비용으로 중간 정도의 것을 얻는 쪽이 좋다는 생각이 생겨난다. 절차를 세울 때 품질도 중요하지만 그에 못지않게 코스트 퍼포먼스 역시 중요하다.

'시간과 에너지는 무한하다' 라는 명제는 많은 학자들이 갖고 있는 생각이다. 한 가지 주제에 20년 이상 집중적으로 매달리면 훌륭한 학자로 여기는것이 그 좋은 예다. 그러나 정말로 능력있는 학자는 그렇게 느긋하지 않다. 새로운 주제를 찾아 점점 속도를 높여간다. 하나를 연구하다보면 차례로 다음 과제,

또 그 다음 과제가 보여서 결국 특정주제에 관해 20년이 걸리게 된다. 한 주제를 가지고 할일없이 질질 끌다가 본낸 20년이 아닌 것이다. 끊임없이 실력을 닦으면서 코스트 포퍼먼스를 더 나은 형태로 만들어가기 위해 노력한 결과 만들어진 순환인 것이다. 그런 까닭에 이 과정에눈 창조성이 살아있다.

"도요타식 개선력"에서 흥미로운 것은 처음부터 원가를 2분의 1로 설정한다는 것이다. 통상은 원가를 10%, 혹은 20% 줄이는 선에서 부터 시작한다. 그를 위해 다양하고 세부적인 안이 마련되지만 실제로 시행해보면 10~20% 줄이기가 쉽지 않다.

마쓰시다 그룹의 창업자인 마쓰시다 고노스케는 30% 가격인하 여부를 놓고 고민하고 있는 직원에게 "반값으로 인하한다고 생각해보면 어떨까? 하고 제안 했다. "30% 인하에 대해 고민하기 때문에 찬합 구석을 이쑤시개로 후비는 것처럼 자잘한 일만 생각하게 되지만 반값이 되면 근본적인 문제부터 다시 생각해야 하니까 오히려 쉽지!" 하고 웃으며 돌아갔다고 한다.

 나는 이런 사고 방시기에 공감한다. 쉽게 생각할 수 없는 "반값"이라는 목표를 설정함으로서 지금까지 당연하게 받아들이고 있던 상식에 의문을 던지는 일로부터 돌파구를마련하는 것이다. 10% 20% 삭감이라면 정작 중요한 부분은 방치해둔 채 그보다 비 핵심적인 부분만 수정하려고 들게된다. 그러나 원가를 반으로 줄이기 위해서는 근본적인 전제부터 허물어야 한다.

 그렇게 하다 보면 이전과는 전혀 다른 시스템을 만들어갈 수 있다. 한 걸음씩 차근차근 나아간다 해도 그 원동력이 되는 모터베이션은 오히려 극단적인 편이 좋다는 제안인 것이다.

최근 이방법은 개발 부분에서 적극적으로 도입되고 있다. 소규모의 부분적인 교체라는 각색으로는 근본적인 발상의 전환을 이루어낼 수 없다. 그래서 완전히 새로운 발상을 할 수 밖에 없도록 도전적인 목표를 설정한다. 그것이 원동력이 되어 이제까지 존재하지 않던 새로운 수단과 방법을 고안해 내는 것이다.

절차의 힘을키우기위해서는 동기를 부여하는 목표가 어느 정도 어렵고 도전적인 것이어야한다. 납기도없고, 코스트 포퍼먼스에 대한 개념도 서 있지 않은 설정으로는 절대로 절차가 향상 될 리가 없다.

 입시 공부나 중간고사, 기말고사 역시 마찬가지다. 입시는 인간성에 부정적인 영향을 미친다는  주장도 있지만 시험이 있음으로 인해 절차를 세우는 힘이 단련되는 것만은 분명한 사실이다.

후쿠자와 유키치(계몽가이자, 교육가) 가 재직했던 오가다 코안(서양학자, 의학자) 의 데기주쿠(오카다 코안의 자택이며 서양학원으로 일본에 근대식 문명을 전파시킴) 는 시험의 연속 이었다. 게다가 결석하면 금방 표가나기 때문에 서로 경쟁하듯 치열하게 공부해야 했다. 또한 몇월 몇일에 시험이 있으니까 그때까지  어떤 공부를 어떻게 준비해야 한다는 나름대로의 체계가 세워져 있었다.

 그 환경에서 실력을 닦은 사람이 인격적인 면에서 비뚤어지지 않았다는 것은 쟁쟁한 데키주구 출신자들(오무라 마스지로, 하시모도 사나이 등 막부에서 매이지에 걸쳐 활야한 많은 인재를 배출했다)의 면면을 보면 알 수 있다. 절차가 업격하게 짜여져 있다고 해서 창조성과 인간성이  훼손되는 것은 아니다.

 모차르트는 곡을 만들 때 무서울 정도로 절차가 빈틈없고 확실했다고 한다. 비발디와 바흐역시 마찬가지였다. 그들은 방대한양의 곡을 만들어 냈는데, 확실한 절차를 갖지않고서는 도저히 불가능한 일이였을 것이다. 또한 다량으로 만들었다고 해서 그 음악정신이 담겨있지 않는것이 아니다. 절차를 확실하게 하는 것이 인간성이나 정신에 모순 된다고 주장하는 사람도있는데 그것은 견해차일 뿐이다.

제 1 장 절창의 힘(일을 쉽고 편하게 만들어주는 기술) 사이토 다가시 지음  홍성민 옮김